Accélérer les process, gagner du temps, faire économiser le client, rentabiliser les temps d’exécution sont autant de mots d’ordres qui nous poussent de façon régulière à automatiser certaines tâches. InDesign nous permet d’y arriver en utilisant la fusion de données. Voici un petit aperçu des possibilités (ici présenté en CS3) que nous offre ce logiciel.

1 – Les données

Pour commencer nous disposons d’un fichier Excel, contenant les données à fusionner. Toutes les informations (Nom, Prénom, etc.) sont classées par colonnes, elles mêmes intitulées de façon claire et précise : ce sont ces intitulés qui nous permettront de placer les champs aux bons endroits dans notre document InDesign. A noter, pour les images le nom du champs doit commencer par le caractère « @ », et doit contenir le chemin absolu de l’image.

Pour l’exemple notre fichier ne contient que 7 insertions ; il est évident que nous ne ferons appel à ce type de traitement de données que si le listing en vaut la peine. Attention, en matière de fusion de données, la préparation est très importante. Veillez à bien sensibiliser le client sur l’importance de fournir un fichier propre, classé, exempt de cellules vides, relu et corrigé.

Une fois que vous avez vérifié que votre fichier était prêt à l’usage, enregistrez le en « .csv ». Faites attention à l’encodage, pour éviter les mauvaises surprises avec les accents. Ici, dans NeoOffice, nous avons choisi « Western Europe Mac » (parcequ’on travaille sur Mac chez Graph’Imprim, c’est comme ça).

2 – Le master

Ensuite il faut préparer la maquette de votre document, en prévoyant toutes le type de données qui vont être utilisées. En l’occurence : nom, prénom, photo, etc… Enregistrez votre fichier. Ce sera votre master.

3 – Lier la source de données

Notre fichier CSV est prêt, notre maquette aussi ; il nous faut maintenant lier ces deux fichiers. Affichez la Palette « Fusion des données » (Fenêtre/Automatisation/Fusion des données) et dans le sous-menu, cliquez sur « Sélectionner la source de données » pour intégrer le fichier CSV.

Vous voyez apparaître dans votre palette la totalité des champs disponibles de votre fichier de données, ainsi que le type de données : un « T » pour du texte, une icone image pour les images.

4 – Placer les champs

Reste à indiquer à InDesign quel type de champs insérer et à quel endroit. Sélectionnez dans votre maquette une zone à automatiser…

…et attribuez lui le champs correspondant dans votre palette Fusion des données. La zone à fusionner est désormais prisonnière de deux balises vous indiquant que cette zone a bien été attribuée à un champs de votre listing.

Répétez l’opération pour toutes les zones de texte concernées, ainsi que pour le bloc image. Votre maquette devrait ressembler à cela.

5 – Fusionner les données

Avant de procéder à la fusion, il est souhaitable d’avoir un aperçu du rendu final en cochant « Aperçu » dans notre palette de fusion. On peut même faire défiler les enregistrements avec les flèches en bas à droite de notre palette. Très pratique pour repérer un problème dans le fichier listing (caractères bizarres suite à un mauvais encodage…), ou dans la conception de notre maquette (Corps des typos mal adaptés, mauvais chemin des images, blocs mal positionnés, etc.). A ce stade, on est toujours à temps pour corriger/optimiser nos deux fichiers.

Si tout va bien on peut continuer et lancer la fusion. Allons dans le menu de notre palette de fusion et sélectionnons la commande « Créer un document fusionné« …

InDesign ouvre une boite de dialogue contenant 3 onglets : Enregistrement, Mise en page d’enregistrements multiples, Options. Dans l’exemple que nous vous montrons ici, nous sommes sur un type d’enregistrement unique (nous aborderons les enregistrements multiples dans un autre billet). On peut choisir le nombre et l’étendue des enregistrements à insérer, la possibilité d’être averti en cas de problème de texte en excès ou d’images manquantes.

L’onglet « Options » va nous permettre de définir le comportement des images, positionnées, ajustées, centrées dans le bloc, etc… Testez en fonction de vos besoins. Ici rien de spécial, on lie les images, centrées dans le bloc.

Validez en appuyant sur OK. Une boîte de dialogue me confirme (parce que l’option était cochée, voir plus haut) qu’aucun texte en excès n’a été produit lors de la fusion. On valide une nouvelle fois.

Et voilà le résultat ! InDesign crée un nouveau document (votre master est intact et toujours à l’écran) avec autant de pages que d’entrées. Il ne vous reste plus qu’à le sauvegarder, et contrôler pour ajuster ça ou là, si besoin, votre mise en page.

Alors présenté comme ça bien sûr ça a l’air très simple ; le client se dit « Génial, on va baisser drastiquement les coûts de production« . Il est important de garder à l’esprit, que tous les documents sont uniques et méritent une réflexion adaptée qui fait l’objet d’un travail adapté. Tout ne s’automatise pas, même si c’est la grosse mode en ce moment et que d’éminents spécialistes vous ont affirmé « qu’il n’y a qu’à appuyer sur un bouton« . Fournir des données erronées et des fichiers Excel mal faits est aussi le meilleur moyen de perdre du temps et faire gonfler ses factures… Dans tous les cas, n’hésitez pas à nous consulter, nous saurons vous conseiller.