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Utilisez un script et une clef pour exporter des PDF par page ou par plages variables

Publié par Graph'Imprim sur 4 avril 2011 @ 16 h 00 min dans Actualités,Print,Tutoriels | No Comments

Cet article a été rédigé par Loïc Aigon, graphiste de talent et automatologue expérimenté, utilisé et traduit ici par nos soins (très librement) avec son aimable autorisation. Pour l’original c’est par ici.

Il existe de nombreux scripts qui permettent l’exportation de fichiers InDesign au format PDF. J’en ai moi-même réalisé un, customExport , qui aide à l’exportation d’un nombre de pages spécifiques à l’intérieur d’une plage donnée. Quoiqu’il en soit, je ne crois pas qu’ils permettent de les nommer automatiquement à partir d’une clef variable.

Prenons un exemple. Vous avez réalisé la fusion d’un fichier CSV dans une maquette de carte de visite et vous avez ainsi un document de plus de 200 pages. Comme vous le savez, l’export de pages en tant que documents uniques est facile. Mais au final, vous obtiendrez monDocument_1.pdf, monDocument_2.pdf, monDocument_3.pdf… Et bien sûr, vous vouliez john.pdf, christin.pdf, steve.pdf… Et c’est un fait, mon script customExport ne fait pas différemment.

Il était donc temps de résoudre à ce problème, et d’avoir un outil capable de nommer automatiquement les PDF exportés afin d’éviter la fastidieuse tâche de renommer les fichiers.

Allons-y !

Tout est venu d’une discussion avec Marijan (aka @tomaxxi) sur ce projet spécifique. Il avait écouté un podcast sur Indesign Secrets où David Blatner et Anne-Marie Concepcion pointaient cette lacune d’exports individuels lors de la fusion de fichiers CSV. Les petites graines créatives ont commencé à germer dans nos têtes et récemment j’ai eu vraiment besoin d’exporter des cartes de visites : c’était le moment.

A) La clef

Le problème principal était de choisir la clé. Quel texte serait utilisé pour le nom du fichier exporté et comment le récupérer ? Et bien il était quasi évident que les styles de paragraphe et de caractères seraient utilisés. J’ai aussi pensé que les balises XML pouvaient être utiles. Il ne m’en fallait pas plus, j’avais mes trois clefs.

Bien sûr, hors de question d’utiliser les trois en même temps, l’utilisateur devra faire son choix. Passons à l’interface !

B) L’interface

J’ai essayé de paramétrer le minimum de choses mais ce sont les plus importantes.

1. La clef (identifiant)

C’est le paramètre que vous allez choisir comme base pour vos exports.

2. Les options PDF

PDF Preset : Choisissez le paramètre PDF prédéfini de votre choix.

PDF Export Folder : Sélectionnez le dossier de destination des exports PDF.

File name (Nom de fichier): Détermine le nom de fichier voulu. Le $ correspond au résultat récupéré par le script (par exemple John). Mais vous pouvez ajouter un autre texte en utilisant $ comme variable. Comme l’interface le décrit, vous pouvez définir le nom de fichier sur le modèle Employee_$_TEAM.pdf qui donnera comme résultat Employee_John_TEAM.pdf, Employee_Christin_TEAM.pdf…

Background Export (Export en arrière-plan) : Cochez pour un export asynchrone (CS5 uniquement). Activé par défaut.

Open Folder and Open PDFs (Ouvrir le dossier et/ou les fichiers PDFs): évident, pas besoin de faire un dessin :) .

Overwrite files (Ecraser les fichiers): évident également. Toutefois le contrôle n’est pas sensible à la casse. Vous pouvez avoir john.pdf et JOHN.pdf comme résultat sans écraser les fichiers.

Keep datas (Conserver les réglages): A cocher si vous voulez stocker les paramètres de la fenêtre. Cela vous évitera de la redéfinir vos préférences à chaque fois. Décochez pour réinitialiser et revenir aux préférences par défaut. Ces réglages sont liés au document, donc si vous en ouvrez un nouveau, les paramètres par défaut s’appliqueront.

Use as delimiter (Utilisez comme délimiteur): Ceci est une demande spéciale de notre ami Jean-Claude Tremblay qui m’a dit que certains pourraient avoir besoin d’exporter plusieurs plages où la clef pourrait être utilisée comme délimiteur.

C) Le process

En fait c’est très facile. Vous travaillez comme d’habitude. Il y a quelques choses à se rappeler pour une utilisation optimale.

Evitez d’utiliser une clef qui pourrait exister plusieurs fois sur une page. Le script prévoit cette éventualité en sélectionnant la première occurrence seulement. Vous pourriez être frustré si vous espériez un texte et qu’un autre soit utilisé à sa place. Essayez d’utiliser un texte unique avec son propre style. N’oubliez pas que vous pouvez toujours placer un bloc à part si vous ne voulez pas qu’il interfère avec votre maquette. Mais faites-le déborder sur la page, sinon le script ne le verra pas.

Vous pouvez aussi utiliser un tag XML, c’est à vous de voir.

Cela fait, lancez le script et paramétrez l’identifiant, sa valeur, quel paramètre PDF prédéfini utiliser et où exporter les PDF. Définissez des options au besoin et c’est parti !

Utilisez les délimiteurs quand vous voulez exporter des plages qui peuvent varier dans le temps. Comme cela vous n’aurez pas à vérifier les plages avant export.

Gardez à l’esprit que ce script est destiné à un usage répétitif (les cartes de visite sont un bon exemple). Quoi qu’il en soit utiliser des délimiteurs élargit le champs de possibilités pour les documents très longs.

D) Conclusion

Tadaaa. Maintenant exporter des PDF en pages uniques ou par plages variables n’est plus un problème. De plus, vous ne changez rien à votre façon de travailler. Vous continuez à maquetter et appliquer vos feuilles de styles, et vous vous en servez. Vous faites de l’XML ? Alors utilisez les tags XML. C’est vraiment facile je pense.

C’est amusant parce que j’aurais dû faire ceci il y a des années. Combien de cartes de visites ai-je exportées et renommées à la mimine? Je préfère ne pas faire le calcul. Plus récemment, j’ai programmé une routine pour permettre à quelqu’un de renommer des fichiers en se basant sur la première ligne d’un fichier CSV. Et en dépit de ça, cela n’a pas fait tilt dans ma tête jusqu’à aujourd’hui. !

Alors merci à Marijan pour ses conseils et bouts de code qui m’ont aidé à optimiser mon projet. Merci à Jean-Claude pour l’idée des sections qui rend ce script encore plus attractif. Et merci à tous pour votre utilisation potentielle.

Mises à jour : V1.01: Corrige un problème avec le nommage des fichiers.
 Possibilité d’exporter des sections implémentée.

J’espère que ce script vous sera utile !

Télécharger le script.
Page originale de téléchargement.


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